La numérisation consiste à créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne. Premier pas vers la transformation digitale, la numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire, en facilitant leur recherche et leur accès aux différents utilisateurs, tout en renforçant leur sécurité.

Numériser des documents est un processus complet qui nécessite la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains.

Phase 1 : préparation des documents

Vos documents sont triés, puis les trombones, agrafes… sont otés afin de permettre le traitement des documents par les scanners.

Phase 2 : numérisation des documents

La numérisation chez vous doit être privilégiée, surtout dans le cadre de notre expertise qui consiste à vous apprendre à réaliser tout seul ces opérations. Un contrôle qualité sur un échantillon représentatif permet de valider définitivement les documents numérisés.

A noter qu’il existe plusieurs types de scanners (scanners à plat…) adaptés au support des documents à numériser : documents et dossiers tous formats, plans, livres, magazines… et autres supports reliés.

Phase 3 : restitution des copies numériques et archivage des documents

Les dossiers sont reconstitués à l’identique puis archivés.

La numérisation de documents est une source non négligeable d’économies et de productivité malgré une mise en place longue et friande en manutention dans un premier temps.

La diminution de la consommation de papier est lui aussi un élément essentiel du processus d’archivage informatique. Maîtrise des coûts et perspective écologique : numériser ses documents permet aussi d’optimiser les processus de diffusion de l’information.